Meike Albers ist HR-Referentin bei Strömungswerk Engineering und kümmert sich um Recruiting, Onboarding und Personalbetreuung für 85 Mitarbeitende. Ihr Alltag pendelt zwischen Bewerbungsgesprächen mit umworbenen CFD-Spezialisten, Arbeitszeugnissen und den immer gleichen Fragen zu Urlaub, Reisekosten und Windkanal-Dienstreisen. Sie berichtet an die Kaufmännische Leiterin Petra Wilms.
Meike Albers hat BWL mit Schwerpunkt Personal studiert und ihre ersten Berufsjahre bei einem Personaldienstleister für technische Berufe verbracht — dort lernte sie, wie schwer Ingenieurinnen und Ingenieure zu gewinnen sind. Nach drei Jahren in der Personalabteilung eines mittelständischen Maschinenbauers wechselte sie 2019 zu Strömungswerk Engineering nach Ostfildern. Sie kam, als die Firma gerade von 60 auf 85 Mitarbeitende wuchs und zum ersten Mal eine eigene HR-Stelle brauchte. Seitdem hat sie das komplette Personalwesen praktisch im Alleingang aufgebaut.
Meike ist die Sorte Mensch, die sich Namen, Geburtstage und Lieblingsprojekte merkt — bei 85 Mitarbeitenden kennt sie jede Geschichte. Sie arbeitet strukturiert, führt akribische Checklisten und hasst nichts mehr als Dinge, die zwischen zwei Systemen verloren gehen. Gleichzeitig ist sie pragmatisch genug, um zu wissen, dass Ingenieure keine langen HR-Prozesse mögen, und hält Formulare so kurz wie möglich. Im Bewerbungsgespräch punktet sie damit, dass sie inzwischen erklären kann, was ein Diffusor ist — auch wenn sie ihn nicht berechnen könnte.
Heute verantwortet Meike das Recruiting, das Onboarding neuer Konstrukteure und die gesamte Personalbetreuung — von der Stellenanzeige bis zum Arbeitszeugnis. Sie berichtet an Petra Wilms und arbeitet eng mit den Fachbereichen zusammen, etwa wenn Chefkonstrukteur Markus Ehrlich neue CAD-Talente sucht. Mit dem KI-Agenten Hermes verbindet sie eine konkrete Hoffnung: dass er Zeugnisentwürfe, Stellenanzeigen und die immer gleichen Mitarbeiterfragen übernimmt, damit sie wieder Zeit für Gespräche hat. Denn Personalarbeit, sagt sie, passiert nicht in Dokumenten, sondern zwischen Menschen.
„Ich finde die Ingenieurinnen und Ingenieure, die den Wind von morgen formen — und sorge dafür, dass sie bleiben wollen.“
— Meike Albers, HR-Referentin
CFD- und CAD-Spezialisten sind heiß umkämpft — große Rennställe und Automobilzulieferer zahlen mehr als ein 85-Personen-Büro. Eine Stellenanzeige zu texten, die technisch korrekt klingt und trotzdem Lust auf Strömungswerk macht, kostet Meike jedes Mal Stunden und mehrere Abstimmungsrunden mit dem Fachbereich. Bis eine Stelle besetzt ist, vergehen im Schnitt fünf Monate. In dieser Zeit schieben die Teams Überstunden, und die Stimmung leidet.
Jedes Arbeitszeugnis schreibt Meike von Hand — mit der korrekten Zeugnissprache, den richtigen Formulierungen für jede Note und den fachlichen Details aus Projekten, die sie erst bei den Führungskräften erfragen muss. Ein einziges Zeugnis kostet sie zwei bis drei Stunden. Bei Praktikanten, Werkstudenten und Abgängen summiert sich das auf mehrere Nachmittage pro Monat. Und wehe, eine Formulierung ist unglücklich gewählt — dann kommt das Zeugnis zur Überarbeitung zurück.
Neue Konstrukteure bekommen an Tag eins einen Ordner mit Formularen, eine Liste mit Ansprechpartnern und den Hinweis, bei Fragen einfach herumzufragen. Die internen Standards — Zeichnungsrichtlinien, Freigabeprozesse, Reisekostenregeln — stehen verstreut in alten Dokumenten. Meike erklärt in jeder ersten Woche dieselben Dinge noch einmal persönlich. Bis ein neuer Kollege wirklich produktiv ist, vergehen Wochen, die sich mit besserem Onboarding halbieren ließen.
Wie viele Urlaubstage habe ich noch, wie rechne ich die Dienstreise zum Windkanal ab, wo finde ich das Formular für die Weiterbildung — Meikes Postfach füllt sich täglich mit Fragen, die sie schon hundertmal beantwortet hat. Jede einzelne Antwort dauert nur zwei Minuten, aber zusammen fressen sie einen erheblichen Teil ihrer Woche. Die Antworten stehen eigentlich alle irgendwo — nur findet sie niemand.
Die Kunden verlangen zunehmend Nachweise über Qualifikationen und Schulungen der eingesetzten Ingenieure, etwa für Reglement-Kenntnisse oder Software-Zertifikate. Diese Daten liegen bei Meike in Excel-Listen, in E-Mail-Anhängen und teilweise nur in den Köpfen der Führungskräfte. Vor jedem Audit und jeder Kundenanfrage beginnt die große Sucherei. Ein aktueller Qualifikations-Überblick pro Person wäre Gold wert — existiert aber nicht.
Die Firma wächst, die Berichtspflichten wachsen, die Erwartungen an professionelle Personalarbeit wachsen — Meike bleibt allein. Petra Wilms hat signalisiert, dass eine zweite HR-Stelle frühestens im nächsten Jahr budgetiert wird. Bis dahin muss Meike priorisieren: Entweder sie betreut Menschen oder sie pflegt Verwaltungsdaten, beides gleichzeitig geht nicht mehr. Genau deshalb setzt sie große Hoffnungen auf die Automatisierung ihrer Routineaufgaben.
Time-to-Hire für Ingenieursstellen von drei Monaten auf sechs Wochen halbieren — mit Hermes als Assistent für Anzeigenentwürfe und Bewerber-Vorauswahl.
Ein strukturiertes Onboarding-Programm etablieren, bei dem neue Kolleginnen ihre Fragen zu internen Standards jederzeit an Hermes stellen können.
Zeugnisse, Bescheinigungen und Standardschreiben aus Vorlagen automatisiert erstellen und nur noch prüfen statt tippen.
Ein monatliches Personal-Kennzahlenblatt für Petra Wilms aufsetzen, das ohne manuelles Zusammensuchen entsteht.
Primäre Nutzerin für Übungen, in denen Hermes aus Stichpunkten der Fachabteilung einen Anzeigenentwurf erstellt.
Direkt betroffen von der Automatisierungsidee, interne Standards als befragbaren Wissensspeicher aufzubauen.
Will Zeugnisse und Standardschreiben aus strukturierten Daten generieren lassen — prüfen statt tippen.
Profitiert vom Protokoll-Automaten für Personal- und Abstimmungsgespräche mit den Abteilungsleitungen.
Interessiert an Erinnerungs-Workflows, die Probezeitgespräche, Vertragsfristen und Schulungstermine automatisch anstoßen.
