Petra Wilms verantwortet als Kaufmännische Leiterin Finanzen, Controlling und Personal bei Strömungswerk. Sie hält einem 85-köpfigen Ingenieursbetrieb den Rücken frei: Projektkalkulationen, Monatsabschlüsse, Rahmenverträge und die Frage, ob sich ein Festpreisprojekt am Ende wirklich gerechnet hat. Ihr Tag beginnt mit Zahlen und endet oft mit Personalgesprächen.
Petra Wilms kommt aus dem klassischen schwäbischen Mittelstand: Ausbildung zur Industriekauffrau, berufsbegleitendes BWL-Studium, danach zwölf Jahre Controlling bei einem mittelständischen Maschinenbauer und schließlich die Leitung Finanzen bei einem Automobilzulieferer. 2013 holte Dr. Katharina Vogt sie zu Strömungswerk — die Firma war damals auf rund 30 Mitarbeitende gewachsen und brauchte jemanden, der aus einem Ingenieurbüro ein geführtes Unternehmen macht. Seitdem hat Petra das Rechnungswesen, das Projektcontrolling und die Personalarbeit aufgebaut und den Wachstumskurs auf 85 Mitarbeitende und rund 14 Millionen Euro Umsatz kaufmännisch begleitet.
Petra ist die Stimme der Vernunft im Haus: freundlich, verbindlich, aber bei Zahlen kompromisslos. Sie liebt saubere Strukturen, misstraut Bauchgefühl-Kalkulationen und stellt in Projektbesprechungen gern die eine unbequeme Frage nach der Marge. Gleichzeitig versteht sie, dass Ingenieure keine Formulare lieben — deshalb versucht sie, Verwaltungsaufwand von den Fachabteilungen fernzuhalten, statt ihn dorthin zu delegieren. Wer ein Problem mit Budget, Vertrag oder Gehalt hat, geht zuerst zu Petra.
Heute führt Petra den Bereich Finance & HR mit der HR-Referentin Meike Albers und dem Controller David Roth und sitzt bei allen größeren Angebots- und Vertragsentscheidungen mit am Tisch. Ihr größtes Thema ist die Balance zwischen Festpreisprojekten und tatsächlichem Aufwand — und das Klumpenrisiko, dass fast die Hälfte des Umsatzes an einem einzigen Kunden hängt. Vom KI-Assistenten Hermes verspricht sie sich vor allem Entlastung bei der Fleißarbeit: Kalkulationsentwürfe aus Anfrage-Mails, automatische Statusberichte und durchsuchbare Altprojekte, damit ihr kleines Team nicht mit der Ingenieurskapazität mitwachsen muss. Sie ist keine Technik-Enthusiastin, aber eine überzeugte Pragmatikerin: Was nachweislich Stunden spart, wird eingeführt.
„Drei Zehntel pro Runde kann ich nicht buchen — aber ich kann dafür sorgen, dass sie bezahlt werden.“
— Petra Wilms, Kaufmännische Leiterin
Wenn eine Anfrage hereinkommt, sammelt Petra Stundenschätzungen aus Konstruktion, Simulation und Versuch ein — per E-Mail, Zuruf und Excel. Bis daraus ein belastbarer Kalkulationsentwurf wird, vergehen drei Tage. Wettbewerber antworten in 24 Stunden. Sie weiß: Nicht der beste Anbieter gewinnt, sondern oft der schnellste. Ein erster Entwurf aus der Anfrage-Mail würde den Prozess umdrehen.
60 Prozent des Umsatzes sind Festpreisprojekte — wenn dort die Stunden davonlaufen, merkt Petra es erst im Monatsabschluss. Dann ist die Marge bereits weg und sie kann nur noch dokumentieren statt gegensteuern. Sie bräuchte wöchentliche Soll-Ist-Vergleiche pro Projekt, aber David Roth kommt mit dem manuellen Zusammentragen der Stundendaten kaum hinterher. So bleibt das Controlling ein Blick in den Rückspiegel.
45 Prozent des Umsatzes hängen an Velox Racing. Petra rechnet regelmäßig Szenarien durch: Was passiert mit 85 Gehältern, wenn der Rahmenvertrag gekürzt wird? Für die Geschäftsführung braucht sie dafür aktuelle Auswertungen über Umsatzverteilung, Auslastung und Vertragslaufzeiten — die sie jedes Mal von Hand aus verschiedenen Listen zusammensucht. Die Diversifikation Richtung Luftfahrt kann sie so nur mit Bauchgefühl statt mit Zahlen begleiten.
Jeden Monatsanfang verschwinden Petra und David Roth tagelang im Abschluss: Projektstunden abgleichen, Windkanal-Testtage den richtigen Kunden zuordnen, Abgrenzungen buchen, Management-Bericht für Dr. Katharina Vogt schreiben. Der Berichtsteil ist reine Fleißarbeit — Zahlen zusammentragen und in Prosa übersetzen. Zeit für die eigentlich wichtige Frage, was die Zahlen bedeuten, bleibt kaum.
Gute CFD- und CAD-Leute sind im Stuttgarter Raum hart umkämpft, und Strömungswerk kann bei Gehältern nicht mit den großen Herstellern mithalten. Meike Albers schreibt Stellenanzeigen, Arbeitsverträge und Zeugnisse noch weitgehend von Hand — pro Einstellung ein halber Tag Verwaltung. Petra möchte, dass HR-Zeit in Gespräche mit Kandidaten fließt statt in Textbausteine. Jede unbesetzte Stelle kostet die Projekte spürbar Kapazität.
In Projektbesprechungen werden Budgets erhöht, Zusatzleistungen zugesagt und Nachträge versprochen — aber selten protokolliert. Wenn Petra Wochen später eine Rechnung stellen oder einen Nachtrag begründen will, beginnt die Suche: Wer hatte das entschieden, und was genau wurde zugesagt? Ohne belastbares Protokoll verliert sie in Kundendiskussionen regelmäßig Geld, das der Firma eigentlich zusteht.
Nachkalkulation für jedes Festpreisprojekt innerhalb einer Woche nach Projektende statt nach einem Quartal
Monatsreporting für die Geschäftsführung ohne manuelle Tabellen-Zusammenführung — mit Hermes als Berichtsentwurf-Assistent
Umsatzanteil des Hauptkunden durch kaufmännisch sauber kalkulierte Neukundenangebote (mit Tobias Brandt) unter 40 % bringen
Stundenerfassungsquote „am selben Tag gebucht" von geschätzt 30 % auf über 80 % heben
aus ERP-Export und Projektzeiten einen Berichtsentwurf für die Geschäftsführung erstellen lassen — zentrale Übung
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Kalkulationsentwürfe aus Anfragen gegenlesen — wo rechnet der Vertrieb zu optimistisch?
Stellenanzeigen, Onboarding-Pläne und Zeugnisentwürfe mit Hermes vorbereiten, menschlich finalisieren
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